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档案工作基本术语

来源:作者:2018-01-22

1范围

本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作、文 书工作及有关领域。

2 一般概念

2·1档案archives

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2·2档案价值archival value

档案(2.1)对国家机构、社会组织或个人的有用性。

2·3档案工作archives work

管理档案(2.1)和档案(2.1)事业的活动。

2·4档案管理archives management

档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1)、统计(9.1)和提供利用(7.1)等活动。

2·5档案学archival science

研究档案(2.1)的形成规律、性质、特点以及档案工作(2.3)方法与发展规律的科学。

2·6公共档案public archives

国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案(2.1)。

2·7私人档案private archives

私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案(2.1)。

2·8文书档案administrative archives

反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。

2·9科学技术档案 scientific and technical archives

反映科学技术研究、生产、基木建设等活动的档案(2.1)。

2·10专业档案specialized archives

反映专门领域活动的档案(2.1)。

2·11音像档案audio-visual archives

记录声音或影像的档案(2.1),包括照片、影片、录音带、录像带等。

2·12文件record; document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2·13电子文件electronic records

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体(8.8),依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件(2.12)。

2·14原件original document

最初产生的区别于复制件(2.15)的原始文件(2.12)。

2.15复制件 copy; duplicated document

与原件(2.14)内容相同的复制品。

2.16文稿  draft; manuscript

文件(2.12)起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。

2.17文本  text; version

同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本(2·18)、副本(2·19)、试行本、修订本、各种文字文本(2.17)等。

2.18正本  official text

有规范格式和生效标志的正式文本(2.17)。

2.19副本  copy; duplicate

再现正本(2.18)内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。

2.20手稿  manuscripts

由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

2.21文种  record type

按性质和用途确定的文件(2·12)种类的名称。

2.22档案行政管理部门  archival administrative department

具有政府行政管理职能的档案(2.1)事业管理机构。

2.23档案室  record office

国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案(2·1)的专门机构。

2.24档案馆  archives

集中管理特定范围档案(2.1)的专门机构。

2.24.1综合档案馆  comprehensive archives

按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案(2·1)的具有文化事业机构性质的档案馆(2.24)。

2·24·2专业档案馆  specialized archives

管理特定范围专业档案(2.10)的档案馆(2·24)。

2.24.3部门档案馆departmental archives

专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案(2·1)的档案馆(2·24)。

2.24.4企业档案馆  business archives

企业设置的管理本企业档案(2.1)的档案馆(2·24)。

2·24·5事业单位档案馆  institutional archives

事业单位设置的管理本单位档案(2.1)的档案馆(2·24)。

2.25档案资料目录中心  archival descriptive information centre

集中管理若干档案馆(2.24)、档案室(2·23)特定范围档案(2.1)资料目录并提供检索服务的专门机构。

2.26文件中心  records centre

介于文件(2.12)形成机构和档案馆(2·24)之间的中间性或过渡性文件管理机构。

3档案收藏

3·1收集  acquisition; collection

档案馆(2.24)、档案室(2.23)接收(3·1·3)及征集(3·1·4)档案(2.1)和其他有关文献的活动。

3·1.1归档  filing

办理完毕且具有保存价值的文件(2.12)经系统整理(5.1)交档案室(2.23)或档案馆(2.24)保存的过程。

3·1·2移交  transfer

档案室(2.23)或档案馆(2.24)等按照国家规定把档案(2.1)交给接收方档案馆(2.24)保存的过程。

3·1·3接收  accession

档案馆(2.24)、档案室(2.23)按照国家规定收存档案(2.1)的过程。

3·1·4征集  acquisition

档案馆(2.24)按照国家规定征收散存档案(3.6)、散失档案(3.7)和其他有关文献的活动。

3·2寄存  deposit

档案(2.1)所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案(2.1)存放在档案馆(2.24)的行为。

3·3捐赠  donation

档案(2.1)所有者将档案(2.1)无偿赠送给档案馆(2.24)的行为。

3·4交换  exchange

国家(地区)之间、档案(2.1)部门之间,档案(2.1)部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案(2.1)和其他文献的活动。

3·5馆藏  holdings

档案馆(2.24)收藏的档案(2.1)及其他藏品的总和。

3·6散存档案  estray

末保存在法定保管处所的档案(2.1)。

3·7散失档案  removed archives

从原形成国家 (地区)散失到国外的档案(2.1)。

4 档案鉴定

4·1鉴定  appraisal

判定档案(2.1)真伪和价值的过程。

4·2保管期限  retention period

对档案(2.1)划定的存留年限。

4·3保管期限表  records retention schedule

规定档案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。

4·4销毁  destruction

经过鉴定对失去价值的档案(2.1)作毁灭性处置的过程。

4·5销毁清册  destruction list

登录被销毁(4·4)档案(2·1)题名、数量等内容并由责任人签署的文件(2.12)。

5档案整理

5·1整理  archival arrangement

按照一定原则对档案(2.1)实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(6.2),使之有序化的过程。

5·2来源原则  principle of provenance

把同一机构、组织或个人形成的档案(2.1)作为一个整体加以管理的原则。

5·3档案实体分类  physical archives classification

根据档案(2.1)的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案(2.1)实体进行的分类。

5·4立档单位  fonds constituting unit

构成档案(2.1)全宗(5.5)的国家机构、社会组织或个人。

5·5全宗  fonds

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案(2.1)整体。

5·6联合全宗  combined fonds

由两个或两个以上立档单位(5.4)形式的互有联系不易区分全宗(5.5)而作为一个全宗(5.5)对待的档案(2.1)整体。

5.7汇集全宗  collected fonds

由若干个文件(2.12)数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗(5.5)组成的作为一个全宗(5.5)对待的档案(2.1)整体。

5·8全宗群  fonds complex

由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗(5.5)组成的群体。

5·9案卷  file

由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案(2.1)保管(8.1)单位。

5.10立卷  filling

将若干文件(2.12)按形成规律和有机联系组成案卷(5.9)的过程。

5·11卷内备考表file note

卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件(2.12)之后。

5.12档号  archival code

以字符形式赋予档案(2.1)实体的用以固定和反映档案(2.1)排列顺序的一组代码。

6档案检索

6·1检索  retrieval

存储和查找档案(2.1)信息的过程。

6·2编目  cataloguing; description

按照一定的规则进行档案(2.1)著录(6.5)并将条目(6.4)组织成目录(6.11)的过程。

6·3档案信息分类  archival information classification

以国家机构、社会组织的职能分工为基础,结合档案(2.1)内容所记述和反映事物的属性关系对档案(2.1)信息进行的分类。

6·4条目  entry

反映文件(2.12)或案卷(5.9)内容与形式特征的著录(6.5)项目的组合。

6·5著录  description

对档案(2.1)内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

6·6标引indexing

对档案(2.1)内容进行主题分析,赋予检索(6.1)标识的过程。

6·6·1分类标引  classified indexing

对档案(2.1)内容进行主题分析,赋予分类号标识的过程。

6·6·2主题标引subject indexing

对档案(2.1)内容进行主题分析,赋予主题词(6.8)标识的过程。

6·6·3受控标引controlled indexing

依据主题词表等控制工具进行的标引(6.6)。

6·6·4自由标引  free indexing

不用主题词表等控制工具而直接使用关键词(6.7)等自然语言进行的标引(6.6)。

6·7关键词  keyword

在标引(6.6)和检索(6.1)过程中,取自文件(2.12)、案卷(5.9)题名或正文用以表达文献主题并具有检索(6.1)意义的非规范化的词或词组。

6·8主题词  descriptor

在标引(6.6)和检索(6.1)申用以表达文献主题的规范化的词或词组。

6·9档案主题词表  archives thesaurus

由表达档案(2.1)内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所

组成的规范化词典。在档案(2.1)标引(6.6)与检索(6.1)过程申,它是用以将档案(2.1)、标引(6.6)人员及用户的自然语言转换为统一的主题词(6.8)检索(6.1)语言的一种术语控制工具。

6.10检索工具  finding aid

用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具,是目录(6.11)、索引(6.12)、指南等的统称。

6.11目录  catalogue

由揭示档案(2.1)特征的条目(6.4)汇集而成并按照一定次序编排的档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.11.1案卷目录  folder list; file list

以全宗(5.5)为单位登录案卷(5.9)的题名及其他特征并按案卷(5.9)号次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6·11·2卷内文件目录  innerfile item list

登录卷内文件(2.12)题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格,排列在卷内文件(2.12)之前。

6·11·3案卷文件目录file-item list

全引目录file-item list

以全宗(5.5)为单位将案卷目录(6.11.1)与卷内文件目录(6.11.2)相结合按一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.4分类目录  classified catalogue

依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.5主题目录  subject catalogue

依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.6专题目录  subject catalogue

按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.12索引index

指明档案(2.1)或目录(6.11)的某种特征,以一定次序编排并注明相应出处的档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.12.1文号索引record number index

指明文件(2.12)编号及相应档号(5.12),以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.12.2人名索引name index

指明人名及相应档号(5.12),以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.12.3地名索引Place name index

指明地名及相应档号(5.12),以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.13档案馆指南  guide to an archives

介绍和报道档案馆(2.24)基本情况、馆藏(3.5)档案(2.1)和有关文献,指导利用者查阅利用(7.1)的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.14全宗指南  guide to an archival fonds

全宗介绍  introduction to an archival fonds

介绍和报道立档单位(5.4)及其所形成档案(2.1)情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.15专题指南  guide to subject records

专题介绍  introduction to subject records

介绍和报道某一专题档案(2.1)情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

7档案利用

7·1利用  access and use

利用者以阅览、复制(8.23)、摘录等方式使用档案(2.1)的活动。

7·2开放  opening

档案馆(2.24)将达到一定期限、无需控制使用的档案(2.1)向社会公开提供利用(7.1)的活动。

7·3公布  publishing

将档案(2.1)或档案(2.1)的特定内容通过某种形式首次公布于众。

7·4咨询服务  reference service

档案馆(2.24)、档案室(2.23)答复询问、指导和帮助利用(7.1)的活动。

7·5档案证明  archival evidence

依据档案(2.1)的记载出具的凭证性文件(2.12)。

7·6档案展览  exhibition

按一定主题展示档案(2.1)的活动。

7·7阅览室  reading room

档案馆(2.24)、档案室(2.23)内供利用者阅览档案(2.1)的专门场所。

7·8密级Security classification

档案(2.1)文件(2.12)保密程度的等级。

7·9降密  downgrade

降低档案(2.1)文件(2.12)的原有保密等级。

7.10解密  declassification

解除已失去保密价值档案(2.1)文件(2.12)的保密限制。

7.11编纂  compilation

按照一定的题目、体例和方法编辑档案(2.1)文献的活动。

7.12大事记  chronicle of events

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案(2.1)参考资料。

7.13组织沿革  administrative history

系统记述一个机构 (地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案(2.1)参考资料。

7.14基础数字汇集  collection of essential data

以数量特征反映一个地区 (机构、行业)基本情况的一种档案(2.1)参考资料。

7.15专题概要  thematic summary

简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案(2.1)参考资料。

7.16档案出版物  archival publications

以档案(2.1)、档案工作(2.3)、档案学(2.5)为基本内容的出版物。

8档案的保管与保护

8·1保管  custody

维护档案(2.1)完整与安全的活动。

8·2保护  conservation

防止档案(2.1)受损,延缓档案(2.1)退变(8.10)和抢救、修复(8.11)受损档案(2.1)的活动。

8·3全宗卷  fonds descriptive file

由说明全宗(5.5)历史和现状的有关文件(2.12)材料组成的专门案卷(5.9)。

8·4档案馆建筑  archives·building

档案馆(2.24)专用的内设档案库房(8.5)、工作用房和利用(7.1)服务场所的建筑物。

8·5档案库房  archival repository

收藏档案(2.1)的专门用房。

8.6档案装具  archives container

用于存放档案(2.1)的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。

8.7密集架  compact shelving

为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。

8·8载体  medium

介质  medium

可将信息记录于其上或其中的物质材料。

8·9耐久性  durability

档案(2.1)记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。

8.10退变  deterioration

档案(2.1)记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。

8.11修复  restoration

使受损或退变(8.10)档案(2.1)恢复或接近原有特征,或对其进行加固(8.12)的过程。

8.12加固  reinforcement

将某种材料附着在档案(2.1)载体(8.8)上,以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护(8.2)的技术。

8.13修裱  mounting

使用粘合剂把选定的纸张修补或托被在已破损的档案(2.1)上,以恢复或增强其强度和耐久性的技术。

8.14适宜性原则  principle of compatibility

档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一,即所用修复(8.11)材料必须有最适宜的强度和特性。

8.15相似性原则  principle of similarity

档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一,即所选用的修复(8.11)材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。

8.16可逆性原则  principle of reversibility

档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一,即档案(2.1)在修复(8.11)处理后,如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。

8.17加湿  humidification

a)增加档案库房(8.5)内相对湿度的方法。

b)将过于干燥和易碎文件(2.12)放在蒸气室或有潮湿空气的容器内,使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。

8.18去湿  dehumidification

降低档案库房(8.5)内相对湿度的方法。

8.19脱酸  deacidification

为去除或降低纸质材料中的酸,用弱碱对其进行处理的技术。

8.20去污  cleaning

清除档案(2.1)上的污垢和灰尘的方法。

8·2l熏蒸  fumigation

在密闭环境下,将档案(2.1)置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体申以杀灭害虫和菌类的方法。

8.22防灾规程  disaster plan

为防止或减少灾害对档案(2.1)造成破坏而制定的应对方针和工作程序。

8.23复制  reprography

利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案(2.1)原件相同的复制品的技术和方法。

8.24档案缩微品  archival microform

含有档案(2·1)缩微影像的各种载体(8.8)(通常是胶片)的通称。

9 档案统计

9·1统计  statistics

对反映和说明档案(2.1)及档案工作(2.3)现象的数量特征进行搜集、整理(5.1)和分析的活动。

9·2登记 registration

登录档案(2.1)和档案管理(2.4)有关数据的过程。

9·3统计指标  statistical target

反映档案(2.1)或档案工作(2.3)现象的指标名称及其数值。

9·4统计报表  statistical form

由档案行政管理部门(2.22)下达的具有统一制式、用于档案(2.1)数据统计(9.1)的表册。

9·5统计分析  statistical analysis

对统计(9.1)资料进行综合归类、比较研究,以揭示档案(2.1)、档案工作(2.3)内在联系与发展规律的活动。

9·6全宗卡片  fonds card

档案馆(2.24)向档案行政管理部门(2.22)填报的以全宗(5.5)为单位反映馆藏(3.5)全宗(5.5)情况的卡片。

9·7全宗单  fonds management sheet

以全宗(5·5)为单位反映档案馆(2.24)对全宗(5.5)管理状况的登记单。

 

(2000-12-06批准  2001-01-01实施)